Werk sneller en eenvoudiger met Microsoft Office door het gebruik van Sneltoetsen

Tijdens onze cursussen merken wij op dat veel cursisten geneigd zijn om de computer te besturen met de muis. Logisch want veel mensen denken dat de muis de enige manier is om snel met de computer te werken. Veel computergebruikers zijn vaak niet op de hoogte van het gebruik van sneltoetsen.

Sneltoetsen in Microsoft Office werken al méér dan 35 jaar op nagenoeg dezelfde manier en geven de computergebruiker een extra mogelijkheid om sneller en vooral gemakkelijker met de computer te werken. De werking van de sneltoetsen is voor bijna alle Microsoft Office programma's gelijk, dus kan je de sneltoetsen op dezelfde manier gebruiken in Microsoft Word, Microsoft Excel of Microsoft Outlook. Je hoeft dus feitelijk maar één basis-set sneltoetsen te onthouden die je kan toepassen in de verschillende Microsoft Office programma's. 

De CTRL toets is de meeste gebruikte sneltoets in Microsoft Office. Deze toets vinden wij aan de linker- en rechterkant van het toetsenbord. Tijdens een cursus zeg ik wel eens gekscherend dat omdat de CTRL-toets maar liefst twee keer op je toetsenbord zit, deze toets wel een belangrijke functie heeft. In grote lijnen is dat ook zo, want zonder het gebruik van sneltoetsen zou je binnen bepaalde Microsoft Office programma's totaal reddeloos zijn. Denk maar eens aan het selecteren van grote tabellen met gegevens in Microsoft Excel. Het selecteren van deze gegevens met de muis is een tijdrovende bezigheid. Probeer maar eens 10.000 rijen met data met de muis te selecteren in Microsoft Excel, je bent waarschijnlijk een paar minuten bezig met selecteren terwijl het met een sneltoets binnen een fractie van een seconde is gedaan.

Een aantal veelgebruikte sneltoetsen tref je hieronder:

• Nieuw bestand CTRL + N (ezelsbruggetje de eerste letter van Nieuw)

De sneltoets CTRL + N maakt snel een nieuw document in Microsoft Word. Je oude (reeds geopende) documenten ben je niet kwijt, Word opent gewoon nog een extra document bovenop de bestaande. Ben je in Excel dan maakt Excel met CTRL-N een nieuwe Excel-map aan. Probeer ook eens CTRL-N toe te passen in Microsoft Outlook. Outlook maakt snel een nieuwe e-mail wanneer je in mailfunctie bent van Outlook. Sta je in de de agenda-functie van Outlook dan zal je zien dat Outlook een nieuwe afspraak maakt. Sta je in de taken-functie van Outlook geeft CTRL-N een nieuwe taak etc.

• Bestand openen CTRL + O (ezelsbruggetje de eerste letter van Openen)
• Naar printmenu CTRL + P (ezelsbruggetje de eerste letter van Printen)
• Opslaan (Save) CTRL + S (ezelsbruggetje de eerste letter van het Engelse Save)
• Opslaan als F12-toets bovenaan het toetsenbord (helaas geen ezelsbruggetje)
• Knippen van gegevens CTRL + X (ezelsbruggetje de X lijkt een beetje op een schaar)
• Kopiëren van gegevens CTRL + C (ezelsbruggetje de C van het engelse Copy)
• Plakken van gegevens CTRL + P (ezelsbruggetje de V van Velpon lijm of Verlijmen)
• Alles selecteren CTRL + A (ezelsbruggetje de A van alles selecteren)

Handig voor mensen die een bril nodig hebben om het computerscherm goed te kunnen zien:

• Uitzoomen CTRL ingedrukt houden + Muiswiel inzoomen of uitzoomen

 Microsoft Excel sneltoetsen

In Microsoft Excel werken de basis-sneltoetsen natuurlijk ook gewoon maar Excel kent ook zijn specifieke sneltoetsen die alleen maar werken in Excel.

• CTRL + ; geeft bijvoorbeeld snel de datum van vandaag in een cel
• CTRL+SHIFT+: geeft de huidige tijd in een cel
• ALT+= is de sneltoets voor de Autosom functie. Een must-know voor Excel gebruikers.
• Met CTRL+TAB kan je in Excel snel wisselen tussen openstaande mappen. 

Door het toepassen van deze sneltoetsen kunt u sneller en efficiënter werken met de Microsoft Office programma's en bespaart u op jaarbasis vele uren aan tijd.